I dagens arbeidsliv står mange team og prosjektgrupper overfor en svært travel hverdag. De sjonglerer mellom mål, oppgaver og stramme tidsfrister, ofte krydret med et stort krysspress og det kan ofte være utfordrende å finne tid til å stoppe opp og reflektere over fremdriften. Men hvorfor er det viktig å ta en pause og reflektere? Det digitale verktøyet XYButterfly tilbyr en strukturert måte å gjøre nettopp dette på – og kan hjelpe team og prosjekter til å se klarere, ta bedre beslutninger og jobbe smartere.
Fig. Bilde er laget i samarbeid med ChatGPT4o
La oss begynne med et dikt som illustrerer verdien av å sette ned tempoet:
Den annsame av Jan Magnus Bruheim
Han har ikkje stund til å stogge
og ikkje tid til å sjå.
Menneske som han møter,
dei ansar han aldri på.
Det gjeld um å fara fort.
Mykje var det å gjera.
Det auka dess meir han fekk gjort.
Så lid det til endes på dagen.
Han står der, studd over stav
og spør: Kva har livet gjeve
og kvar er det vorte av?
Slik jaga han gjennom livet
utan å få det fatt.
Ei glede sprang etter på vegen
men nådde han aldri att.
Dette diktet minner oss om farene ved å leve et travelt liv uten tid til refleksjon. På samme måte som i diktet kan vi i arbeidslivet miste verdifull innsikt og glede dersom vi ikke stopper opp for å reflektere. Med XYButterfly kan medlemmer i ulike roller i team og prosjekter ta en nødvendig time-out for å vurdere nåsituasjonen, reflektere for å oppnå felles forståelse og finne bedre måter å jobbe sammen på.
Hvorfor er Time-Out viktig?
I team- og prosjektarbeid er det lett å bli fanget i daglige oppgaver og kortsiktige arbeidsmål. XYButterfly gir teamene et verktøy for å strukturere en pause – eller time-out – som ikke bare handler om hvile, men om refleksjon og årsaksanalyser. Gjennom refleksjon kan teammedlemmene kartlegge nåsituasjonen, identifisere utfordringer og finne løsninger for seg selv eller i møte med teamet samlet.
Hva er forskjellen på team og prosjekter?
For å forstå hvordan XYButterfly fungerer i forskjellige sammenhenger, kan vi se nærmere på forskjellen mellom team og prosjekter:
- Et team er en gruppe individer som jobber sammen over tid for å nå felles mål. Teammedlemmene støtter og er avhengige av hverandre for å utføre arbeidsoppgavene sine, enten det er ansikt-til-ansikt eller virtuelt. Teamet opererer ofte innenfor en organisasjon, og samarbeider tett for å oppnå resultater.
- Et prosjekt er en midlertidig innsats med en bestemt start- og sluttdato, rettet mot å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat. Et prosjektteam eksisterer kun så lenge prosjektet varer. Prosjektledelse krever balanse mellom tid, kostnader, ressurser og kvalitet for å oppnå formålet og ønskede resultater.
XYButterfly tilrettelegger for både team og prosjekter ved å hjelpe dem til å analysere nåsituasjonen og reflektere over både person- og sakssiden samt arbeidsprosessene. Dette kan føre til en sterkere følelse av fellesskap og et bedre grunnlag for beslutningstaking.
Sitat: «Alene kan vi gjøre så lite; sammen kan vi gjøre så mye.» – Helen Keller
Den strategiske pausen: Hvordan XYButterfly strukturerer refleksjon
Med XYButterfly kan teammedlemmene evaluere forskjellige aspekter av arbeidet, sitt eget og teamet samlet – som personlig engasjement, oppgaveeffektivitet, arbeidsprosesser og resultatene. Dette verktøyet visualiserer disse områdene, slik at teamene kan få et tydelig bilde av hvordan de presterer og hva som kan forbedres. En time-out med XYButterfly kan sammenlignes med å stoppe opp under en fjelltur: man stopper opp, ser på ruten man har gått, og vurderer den beste veien videre mot ønsket resultat.
Når team og prosjekter tar en slik pause, kan de diskutere alt fra ressursbruk til personlige mål. Dette hjelper dem med å skape en felles forståelse av hvordan arbeidet deres påvirker hverandre og hvordan de kan støtte hverandre fremover. Dette er avgjørende for å bygge en kultur av kontinuerlig forbedring, hvor teammedlemmer kan føle seg som en del av løsningen.
Sitat: «Det er utrolig hva du kan oppnå hvis du ikke bryr deg om hvem som får æren.» – Harry S. Truman
Verdi for prosjektarbeid
I prosjektarbeid kan en strategisk pause være avgjørende for å sikre fremdrift og kvalitet. Ved å bruke XYButterfly får teamet en strukturert metode for å samle tilbakemeldinger og evaluere sin nåsituasjon. Dette kan bidra til bedre samarbeid og sikre at prosjektet beveger seg i riktig retning. Slik kan teammedlemmer justere og tilpasse arbeidet etter prosjektets mål, og oppnå både suksess og en følelse av fellesskap.
Bruheims dikt minner oss om at reell fremgang ikke nødvendigvis kommer fra å jage raskest mulig fremover. I stedet kan det være når vi senker tempoet, reflekterer, og skaper rom for oppmerksom og bevisst handling, at vi ser størst suksess. Effekten kan være mer myndiggjorte prosjektteam.
Sitat: «Ingen av oss er så smarte som oss alle.» – Ken Blanchard
Morten Hansens Perspektiv: Fokus på det Viktige
Forskeren og forfatteren Morten Hansen har gjennom sin forskning på produktivitet vist at topputøvere ofte jobber smartere ved å fokusere intenst på noen få, viktige aktiviteter fremfor å spre seg for tynne. I boken Great at Work, forklarer han hvordan en strategisk tilnærming til arbeid – med refleksjon som en viktig komponent – fører til økt produktivitet og suksess.
Denne tilnærmingen harmonerer godt med XYButterfly, som også bygger på idéen om at teamene kan dra nytte av å ta en pause for å evaluere pågående prosesser og justere handlinger etter målsetningene. En bevisst pause gir rom for teamet til å sette seg inn i prosjektets nåsituasjon, vurdere innsats, og justere etter det som er viktigst for både team og prosjektmål.
Sitat: «Suksess i ledelse krever læring like raskt som verden endrer seg.» – Warren Bennis
Konklusjon: Bevisst pause for bærekraftig utvikling
Å ta en time-out med XYButterfly kan gjøre en stor forskjell, ikke bare for prosjektets umiddelbare fremgang, men også for å bygge en bærekraftig kultur av kontinuerlig forbedring. Med verktøy som XYButterfly kan team med jevne mellomrom stoppe opp, evaluere nåsituasjonen og tilpasse seg etter det som trengs for å nå felles mål.
Sitat: «Styrken til laget er hvert enkelt medlem. Styrken til hvert medlem er laget.» – Phil Jackson
Når teamene stopper opp, reflekterer og jobber smartere, bygger de en kultur hvor de støtter hverandre og skaper varig suksess. XYButterfly hjelper dem med å se både helheten og detaljene, og legger grunnlaget for at både team og prosjekter kan blomstre i dagens krevende arbeidsmiljø.
Referanse:
«Vellykket prosjektleveranse avhenger av tidlig identifisering av risiko og stødig usikkerhetsstyring, og med dette verktøyet opplever vi å få oversikt over ressurser og potensielt outcome ganske umiddelbart. At verktøyet er virksomhetslærende, og kan gi meg en solid erfaringsbank – både hva angår prosjektprosesser og min egen utvikling som prosjektleder, er et stort pluss».
Bedre usikkerhetsstyring gjennom kvalitetssikring av arbeidsprosesser i prosjekter uten å nødvendigvis ha prosjektlederkompetanse eller erfaring.
– Vibeke Maya Austria – Sykehjemsetaten, Oslo Kommune
Leave a Reply