Når vi starter et prosjekt, er det lett å bli fanget i entusiasmen for hva som kan oppnås, men uten kunnskap om nåsituasjon som ferskvare kan denne entusiasmen raskt bli overskygget av fallgruver. De ti største fallgruvene i et prosjekt er velkjent gjennom forskning, men de blir likevel ofte oversett. Heldigvis kan verktøyet XYButterfly bidra til å redusere disse risikoene og gi merverdi gjennom bedre ledelse og oppfølging.
1. Manglende klarhet i mål og omfang
Ifølge en studie av PMI (Project Management Institute), mislykkes prosjekter ofte på grunn av dårlig definerte fomål, mandat og ønsket gevinst. Project Management Institute (PMI) påpeker at klart definerte mål er en avgjørende faktor for prosjektsuksess. Mangel på dette fører til forvirring, feil prioriteringer, og forsinkelser i gjennomføringen.
Kilde : PMI’s Pulse of the Profession , 2021.
«Hvis du ikke vet hvor du skal, vil enhver vei ta deg dit.» –Lewis Carroll.
2. Sviktende kommunikasjon
Effektiv kommunikasjon er en av de viktigste faktorene for å sikre prosjektsuksess. Ifølge en studie fra Stand Group , mislykkes 29% av prosjekter hovedsakelig på grunn av kommunikasjonsproblemer, som kan føre til misforståelser mellom teammedlemmer og interessenter.
Kilde : Standish Group, Chaos Report , 2018.
3. Mangelfull risikostyring
Risiko er uunngåelig i ethvert prosjekt, men manglende evne til å identifisere og håndtere risikoer på en effektiv måte kan til betydelige problemer. Forskning fra Harvard Business Review viser at selskaper som aktivt overvåker risikoen har større sjanse for prosjektsuksess.
Kilde : HBR, Managing Risks: A New Framework , 2012.
Ved å implementere XYButterfly kan alle roller i prosjektet få oversikt og innsikt i risiko og usikkerhet for å forutse problemer og gjøre noe med de før de blir kritiske.
«Suksess er der forberedelse og mulighet møtes.» –Bobby Unser
4. Undervurdering av tidsbruk
Mange prosjekter er gjort fordi tiden som kreves for å gjennomføre ulike oppgaver undervurderes. Gartner rapporterer at tidsplaner ofte er for optimistiske, noe som fører til forsinkelser og overskridelse av tidsfrister.
Kilde : Gartner, Project Management Research Report , 2020.
5. Utilstrekkelig ressurser
Mangel på ressurser, enten det er tid, budsjett eller personell, er en vanlig årsak til prosjektfeil. Ifølge McKinsey er mangelen på tilstrekkelige ressurser ofte forårsaket av dårlige estimater og urealistiske forventninger.
Kilde : McKinsey & Company, The Elusive Benefits of IT Projects , 2012.
6. Forandringer i prosjektets omfang (Scope Creep)
Når prosjektets omfang utvides, er kjent som «scope creep», kan det føre til kaos. Ifølge forskning fra PMI , mislykkes 52 % av prosjektene delvis på grunn av ukontrollert omfangssøkning, som kan resultere i prosjektet overskridende tidsfrister og budsjett.
Kilde : PMI, Pulse of the Profession , 2021.
7. Dårlig ledelse og styring
Manglende ledelse og styring fører ofte til dårlig beslutningstaking og svikt i oppfølging. CIO.com prosjekter viktigheten av en sterk leder som kan lede teamet og holde prosjektet på sporet.
Kilde : CIO.com, Project Management Failure Factors , 2021.
8. Interessentmotstand
Motstand fra interessenter eller manglende engasjement fra dem kan hindre prosjektfremgang. Ifølge forskning fra KPMG kan dårlig håndtering av interessenter føre til prosjektfeil i opptil 30 % av tilfellene.
Kilde : KPMG, Global Project Management Survey , 2017.
9. Mangel på fleksibilitet
Prosjekter som ikke tilpasser seg endringer i markedsforhold, teknologi eller kundebehov risikerer å mislykkes. Gartner foreslår at smidige prosjektmetoder gir mer fleksibilitet, og øker sannsynligheten for suksess.
Kilde : Gartner, Agile Project Management Trends , 2020.
10. Utilstrekkelig evaluering og læring fra feil
Prosjekter som ikke har en struktur for å vurdere progresjon eller lære av tidligere feil, kan mislykkes gjentatte ganger. Ifølge Harvard Business Review , er læring gjennom evaluering og nøkkel til kontinuerlig forbedring i prosjekter.
Kilde : HBR, Why Organizations Don’t Learn , 2015.
«Det er ikke de sterkeste eller mest intelligente som vil overleve, men de som best kan håndtere endring.» –Charles Darwin
Verdien av å implementere XYButterfly
Ved å implementere XYButterfly i dine arbeidsprosesser kan du minimere disse fallgruvene og optimalisere resultater. Less Risk – More Value. Verktøyet hjelper individ og team med å holde fokus på både det store bildet og de små, daglige handlingene som til sammen bygger opp til suksess. Med XYButterfly kan du ikke bare reagere på endringer, men også lede dem. Det gir deg muligheten til å være proaktiv i å følge opp deg selv og teamet ditt, slik at du kan prestere bedre, mer effektivt og med mer bærekraftige resultater.
«Hemmeligheten bak endring er å fokusere all din energi ikke på å bekjempe det gamle, men på å bygge det nye.» –Sokrates
Oppfordring til handling:
Oppnå bedre ledelse, færre fallgruver, og mer bærekraftige resultater.
Er du klar for å redusere risikoene og øke verdien i prosjektene dine? Med XYButterfly kan du lede og følge opp både deg selv og teamet ditt gjennom endringsprosesser, og samtidig sikre at du ligger et steg foran markedet. XYButterfly hjelper deg med å identifisere risiko og muligheter, holde fokus på målsetninger, og unngåelige fallgruver som truer prosjektets fremgang. Gjør teamet ditt mer effektivt, styrk beslutningsprosessene, og sørg for at arbeidsprosessene fremmer prosjektets formål og ønske om gevinstrealisering.
Ta det første steget i dag!
Kontakt: Rune Haugen
Leave a Reply