Formål
Sammendrag av rapporten fra 2019 som undersøkte hvordan digitalt verktøy, spesielt XYButterfly, kan støtte oppfølgingen av prosjekter ved bruk av X- og Y-modellene. Hovedfokuset er på hvordan verktøyet hjelper prosjektledere med å beskrive nåsituasjonen, identifisere tiltak, gjennomføre tiltak og bidra til forbedringsarbeid i prosjekter.
Verktøyets opprinnelige navn var Change66. Som en del av videreutviklingen av verktøyet er navnet nå endret til XYButterfly.
Metodikk
Studien er basert på intervjuer med 10 brukere av XYButterfly, fordelt på syv ulike prosjekter. I tillegg ble det fokusgrupper med fem deltakere i hver gjennomføring for å utdype resultater.
Hovedfunn
- Beskrivelse av nåsituasjonen :
- X-modellen gir et helhetlig bilde av prosjektets status ved å vurdere personressurser, saksressurser, arbeidsmåter, personresultater og saksresultater.
- Brukerne opplevde utfordringer som verktøyet identifiserte, bekreftet eksisterende oppfatninger og avdekket nye problemer.
- Visuell fremstilling gjennom fargekoding (rød, gul, grønn) forsterker forståelsen av prosjektets status.
- Identifisering av tiltak :
- Verktøyet X identifiserer områder for forbedring basert på modellene, og brukerne opplevd dette som verdifullt.
- Temperaturmåling og tilstandsindikatorer (rød-gul-grønn) bidrar til bedre grunnlag for årsaksanalyser og prioritering av tiltak.
- Samarbeid og kommunikasjon mellom teammedlemmer er nyttig for å identifisere nødvendige tiltak.
- Gjennomføring av tiltak :
- Påminnelsesfunksjonen i XYButterfly hjelper brukerne med å følge opp tiltakene.
- Påminnelser bidrar til struktur og ansvarliggjøring, men for mange varsler kan føre til at enkelte ignoreres.
- De fleste tiltakene blir fulgt opp, men prioritering av kritiske tiltak er nødvendig for å unngå overbelastning.
- Forbedringsarbeid :
- Verktøyet støtter hele forbedringssyklusen fra beskrivelse av nåsituasjon til dokumentasjon av gjennomføringsresultater og gevinstrealisering.
- Deltakerne rapporterte at XYButterfly gir en bedre helhetsforståelse, struktur og balanse mellom saks- og personsiden av prosjektet.
- Brukerne opplevde at verktøyet er ressursbesparende og forbedret refleksjon rundt forbedringstiltak.
Konklusjoner
- Digital støtte gir raskt oversikt og innsikt over risiko og usikkerhet i alle faser i et prosjekt.
- XYButterfly gir etbredere perspektiv for årsaksanalyser og forbedrer oppfølging i prosjekter sammenlignet med manuelle metoder.
- XYButterfly gir økt bruk av X- og Y-modellene i prosjektarbeid og gjør dem lettere tilgjengelige.
- Påminnelser er et viktig element for å sikre fremdrift og gjennomføring av tiltak.
- Samarbeid og felles bruk av verktøy blant flere prosjektdeltakere øker fortjeneste av verktøyet.
Anbefalinger
- Fremtidige prosjekter bør vurdere å bruke et digitalt verktøy som XYButterfly for bedre ledelse og oppfølging i prosjekter.
- Bedrifter bør involvere flere prosjektdeltakere i bruk av verktøy for å oppnå bredere perspektiver og bedre forståelse.
- Videre forskning kan fokusere på langtidsbruk av verktøy og som påvirker deltakernes praksis i fremtidige prosjekter.
Hvis du ønsker mer detaljer fra rapporten eller utdypning av spesifikke deler, ta kontakt med Rune Haugen.
https://go.smartinfo.no/xybutterfly/gratis-webinar-prosjektledelse
Leave a Reply